Une bonne gestion de temps se présente tel un véritable challenge organisationnel que tout manager doit savoir instaurer. Chaque équipe n’est jamais à l’abri d’éléments perturbateurs et de facteurs dérangeants, raison pour laquelle des dispositions doivent être prises pour les éviter et savoir les maîtriser. Ne seraient-ce que les réseaux sociaux, les mails, les notifications et certains outils, ces derniers peuvent interrompre la concentration. Le gaspillage de temps est à l’origine d’une grosse perte pour les entreprises, car il y a certainement une baisse de production ou une mauvaise exécution des tâches. Découvrez cinq conseils utiles pour vous aider à optimiser la performance de vos équipes en gérant leur temps de travail.
Traiter les tâches complexes et prioritaires en premier
Selon sa fiche de poste, chaque travailleur occupe une place importante au sein d’une entreprise. La liste de ses fonctions est détaillée dans le contrat, pareillement pour les objectifs que le salarié doit atteindre à chaque période déterminée par les employeurs. À partir delà, l’établissement d’une to do list est incontournable, en y insérant les tâches préconisées et les imprévus. Ces derniers sont toujours prioritaires, voire urgents. Le manager doit consacrer un bloc de temps (time boxing) pour traiter les priorités et les imprévus, essentiellement en début de journée. Sinon, les tâches complexes sont toujours effectuées dans les premières heures. En prenant connaissance de la liste des travaux à faire dans la semaine et dans la journée, il convient d’allouer une durée de traitement à chacun d’eux. Par la suite, un planning doit être établi en fonction des priorités. Justement, pour optimiser ce programme et coordonner les équipes et les différents services, le recours à un outil adéquat est incontournable, tel qu’un logiciel de RH sur cette page. Le délai dédié à chaque tâche doit être réaliste et atteignable, pour que l’équipe puisse accomplir son travail normalement. Les objectifs et les résultats escomptés sont conjointement liés à cette structuration, raison pour laquelle les décisions et les actions des managers tiennent compte de ce planning.
Utiliser des techniques adéquates pour structurer le temps de travail
Une fois la liste des tâches connue, les chefs d’équipes doivent diviser la journée en plusieurs blocs de temps. Cette technique appelée time boxing favorise l’efficacité de chaque salarié et donne aux dirigeants l’opportunité d’être proactifs et d’agir selon la réalisation des travaux. Cette stratégie aide à atteindre les objectifs puisque chaque collaborateur se donne à fond afin d’effectuer ses tâches dans les délais impartis. Dans la pratique, la durée consacrée à un travail ne doit pas dépasser les trois heures. L’utilisation d’un logiciel de gestion de planning facilite le suivi.
Une pause de 5 minutes à 10 minutes est à prévoir après chaque réalisation. Ce court temps de répit entre deux sessions a toute son importance, dans la mesure où les gens se détendent un peu et se ressourcent pour être d’attaque à accomplir d’autres fonctions. Les personnes concernées par cette technique dite Pomodoro doivent être informées de l’ensemble des stratégies appliquées.
La planification journalière pour chaque membre d’une équipe est essentielle, mais une vision globale sur des semaines et des mois, voire des années est aussi nécessaire. Dans ce cadre, la technique dite Time blocking peut être exploitée à bon escient. Un calendrier, dans lequel la semaine est décomposée en tranches pour chaque projet, doit être établi. Les tâches semblables doivent être effectuées durant une période donnée, afin d’éviter de refaire les mêmes choses plusieurs fois.
Automatiser les tâches chronophages
Certains travaux sont vraiment chronophages et amenuisent la performance des salariés. Pour pouvoir optimiser son équipe, l’automatisation de ces tâches s’avère cruciale dans le but de ne pas la surcharger. Dans ce contexte, des outils ont été créés pour mener à bien ce processus, comme certains logiciels des ressources humaines. L’automatisation peut concerner :
- les rappels pour les réunions, les formations et autres ;
- le remboursement ou la prise en charge des notes de frais ;
- l’instruction d’une demande d’absence ou de congé, ainsi que la validation ;
- le dispatch des travaux à faire au sein des équipes ;
- les accusés de réception ;
- la réponse aux candidatures et autres ;
- les réunions et les événements.
Cette liste n’est pas exhaustive étant donné que d’autres tâches peuvent être organisées de façon systématique, surtout grâce au développement de la technologie.
Optimiser la concentration
Cultiver le flow (état d’hyper concentration) au sein de l’équipe permet d’optimiser le temps de travail. Les objectifs sont facilement atteignables lorsque les gens se focalisent dans l’exécution de leurs fonctions. Les distractions et les éléments perturbateurs sont à éliminer et le cadre doit inciter à l’apaisement de l’esprit pour permettre au cerveau de fournir le maximum. L’utilisation du téléphone doit être limitée dans la mesure du possible. Les notifications et autres messages de ce genre sont à désactiver.
Savoir déléguer
La description de chaque définit les tâches incombant à l’employé. Au fil du temps, l’ajout d’autres responsabilités est possible, mais lorsque les travaux supplémentaires sont trop importants, ils ont des conséquences négatives sur la performance. Les managers doivent savoir que surcharger leur équipe produit l’effet inverse. Dans le cas où d’autres tâches devraient être effectuées, il est préférable de revoir l’ensemble de l’organisation de l’équipe et de recruter d’autres personnes. Déléguer à d’autres salariés ou agrandir le personnel est la meilleure option. Le choix doit être orienté vers les individus qui ont les compétences requises, car l’embauche est un investissement qu’il faut rentabiliser. De ce fait, seules les personnes qualifiées doivent être intégrées dans l’équipe, sinon les nouveaux venus risquent de ralentir les autres, alors que l’objectif est plutôt de garder, voire de faire évoluer la performance de chacun et de l’ensemble de l’entreprise.
Les conseils énumérés supra peuvent être adoptés par toutes les entreprises et les différents services, peu importe leur secteur d’activité. Dans les meilleurs des cas, ils peuvent convenir à la situation. Sinon, les managers peuvent s’en inspirer afin de trouver les moyens de gérer et d’optimiser le temps de travail de leurs équipes.