Le statut juridique d’une entreprise lui confère une existence légale après publication de l’annonce légale. Cette existence réelle corrobore la présence d’un certain nombre d’organes et de postes statutaires. Ainsi, pour conduire le fonctionnement courant et définir les activités de la société, il n’est pas rare que les dirigeants participent à des réunions. Les apports d’idées et les prises de décisions se concrétisent au cours des conseils. Entre les séances ordinaires et celles extraordinaires, il n’est pas toujours aisé de comprendre la démarcation entre une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire. Si vous êtes perdus dans ces terminologies, découvrez des informations utiles.

Les dissemblances sur le plan des objectifs

Qu’il s’agisse d’une SARL ou d’une SAS, une société est gouvernée par son statut juridique. En général, les statuts prévoient l’ensemble des dispositions à mettre en œuvre pour la gestion harmonieuse de la firme. Cependant, en fonction des formes juridiques consacrées lors de la création de votre structure, la décision de la dissolution de la société peut nécessiter le recours à une assemblée générale extraordinaire plutôt qu’une assemblée générale ordinaire. Fondamentalement, quels que soient les textes de la compagnie, une assemblée générale ordinaire est planifiée pour se tenir régulièrement suivant une périodicité précise.

Sur le volet objectif, elle sert à faire le point continuel de l’évolution du cours des travaux au sein d’une entreprise. En réalité, une entreprise n’est pas la bâtisse d’un seul dirigeant. Elle met en rapport plusieurs acteurs qui collaborent pour l’atteinte d’un objectif commun. De ce fait, les actionnaires, les investisseurs, les partenaires doivent être régulièrement avisés de la gestion des fonds et des intrants. Il importe alors de les réunir périodiquement au sein d’une assemblée afin de leur proposer un bilan évaluatif. En conséquence, l’assemblée ordinaire est l’espace idéal pour approuver les états de la société, permettre aux associés de ratifier l’administration des affaires, ou de se prononcer sur les décisions et sur la distribution des résultats.

Il va sans dire que la conduite d’une société n’est pas une tâche d’improvisation. Il est nécessaire d’inclure les aléas dans le plan prévisionnel. Malgré la prise en compte de cas fortuits dans la gestion courante, il n’est pas rare que des problèmes graves surviennent ou que des situations exceptionnelles se produisent. Le cas échéant, toute décision substantielle doit faire l’objet d’une consultation des acteurs majeurs de la vie de l’entreprise. Outre, les réunions techniques au niveau infra, il est fondamental de rassembler les partenaires et associés au sein d’un conseil général extraordinaire. De ce fait, le caractère extraordinaire s’apprécie au vu de l’urgence et de l’aspect non récurrent de ce type de réunion. En conséquence, au cours de cette session, il ne sera pas fait cas des tâches courantes, mais l’ordre du jour sera uniquement consacré à débattre du problème mis en cause. Les apports des membres constituants et du dirigeant peuvent aboutir à une modification des règlements de l’entreprise, au changement du capital social ou à une révision des bases juridiques.

Les procédures juridiques de convocation

Les démarches relatives à la tenue d’une assemblée générale ordinaire diffèrent selon les statuts de la compagnie. Par exemple, si vous êtes constitués en une SARL ou une EURL, il est strictement nécessaire de se référer au code du commerce. Par contre, une sas dispose d’une plus grande liberté dans la mise en œuvre de ce type de réunion ordinaire. En règle générale, pour une assemblée collective ordinaire, les membres doivent être informés au moins 15 jours avant la date de la tenue de la session régulière. La lettre d’invitation doit être transmise avec accusé de réception. Tout doit être prévu de sorte que les participants aient les documents de référence afin de se préparer pour l’exercice d’évaluation des comptes.

De ce fait, il est nécessaire de faire annexer l’ordre du jour, les textes à étudier, les relevés annuels, les rapports de gestion et tous autres fichiers utiles. Pour une assemblée générale extraordinaire, la convocation des associés doit plutôt être déposée au moins 21 jours avant l’échéance de la rencontre. Elle se fait également par lettre recommandée avec accusé de réception et les voies de procuration doivent être notifiées aux destinataires. Toutefois, en fonction de l’urgence, ce délai peut être raccourci.

Les prises de décision

Quel que soit le type d’assemblée constitutif, il existe des règles relatives au quorum et à la majorité qui entérinent la validation des décisions. Pour une séance ordinaire, les délibérations sont valides à la majorité des parts sociales. En cas d’échec, une seconde consultation s’impose. Le cas échéant, pour une SARL, le nombre de participants ne compte pas : la majorité des voies émises l’emporte. Pour une SAS, les actionnaires ont la légitimité de trancher des conditions liées à la majorité.

Par ailleurs, si l’annonce légale de votre société a été publiée avant 2005, il n’existe aucune règle relative au quorum. Les décisions sont valides lorsque les partenaires représentant ¾ des parts sociales l’approuvent. Par contre, pour une institution dont l’annonce légale a été faite après 2005, il est préalablement nécessaire que les associés constituant ¼ des portions sociales soient présents ou représentés à la session. De plus, pour le premier vote, la ratification requiert l’adhésion des 2/3 des parts sociales. Au-delà, qu’il s’agisse d’une réunion ordinaire ou d’une assemblée extraordinaire, les statuts ont généralement la primauté sur les règles légales établies.