L’automatisation des saisies de note frais est désormais possible depuis peu. En effet, les logiciels d’automatisation ont récemment vu le jour dans le but de répondre à une demande non satisfaite émanant de la part des entreprises. Le processus de saisie de note de frais était historiquement manuel et lourd de contraintes. Les logiciels permettent d’automatiser l’ensemble du processus, ce qui a contribué grandement à leur succès. En effet, les offres de gestion par des logiciels pullulent sur la toile désormais.

Un processus de gestion de saisie de notes de frais historiquement lourd et perfectible

L’ensemble des collaborateurs perçoivent plutôt mal la saisie de notes de frais. En effet, celle-ci est absolument sans valeur ajoutée pour le collaborateur qui l’assimile plutôt à une corvée. En effet, elles sont certes indispensables, néanmoins elles représentent une perte de temps significative.

Le processus est d’autant plus lourd si celui-ci est totalement manuel. En effet, lorsque la saisie est manuelle, le collaborateur devra conserver l’ensemble de ses justificatifs de paiement dans le but de les saisir sur l’outil réservé par l’entreprise à la suite du déplacement. Parfois, le processus peut également être obsolète et archaïque avec seulement une saisie sur une simple feuille Excel. Par conséquent, les erreurs de saisies peuvent s’accumuler et cela pourrait représenter un temps considérable afin de remonter l’ensemble des lignes en les vérifiant une à une.

Avec l’internationalisation d’une grande majorité des entreprises et des business relatifs à leurs activités, les déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents. Les notes de saisies se font de plus en plus nombreuses, et la saisie manuelle est de moins en moins justifiée. En effet, plus un collaborateur se déplacera dans le cadre de ses missions professionnelles, et plus il sera amené à réaliser une note de frais qui prendra le pas sur une partie de son activité. En effet, cette démarche est consommatrice de temps de travail pour le collaborateur. De plus, elle demande au collaborateur une certaine organisation pour conserver l’ensemble des documents. De ce fait, le moindre justificatif peut conduire à devoir réaliser une attestation sur l’honneur ou encore apporter un relevé bancaire afin de recevoir le remboursement. L’ensemble de ces activités prendront du temps que le collaborateur pourrait allouer sur d’autres activités à valeur ajoutée. Concrètement, cela pourrait représenter plusieurs heures de saisies pour les collaborateurs qui se déplacent régulièrement.

En somme, la saisie manuelle représente une certaine lourdeur et de nombreuses contraintes, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise. En effet, cela demandera du temps de l’organisation et de la rigueur pour le collaborateur. Pour l’entreprise, et notamment le département finance/ comptabilité, la procédure de suivi et d’analyse sera également consommatrice de temps précieux.

C’est dans ce cas de figure que des solutions notes de frais existent.

Le besoin d’automatiser la gestion des notes de frais

Plusieurs logiciels existent pour la note de frais en ligne. Ils permettent de simplifier le quotidien des entreprises. Ces logiciels représentent certes un coût à l’achat, néanmoins, l’entreprise pourra en tirer plusieurs avantages :

  • Des économies considérables : opter pour un logiciel note de frais pourrait aider le groupe à réaliser des économies. Tout d’abord l’automatisation permet de limiter la main d’œuvre. En effet, il n’est plus nécessaire d’allouer la tâche de vérification à un collaborateur.
  • Un côté pratique : L’automatisation permet d’éviter aux collaborateurs de devoir systématiquement conserver leurs justificatifs puisque ces logiciels peuvent être utilisés en temps réel. La saisie de document peut être saisie n’importe quand et n’importe où de manière totalement dématérialisée.
  • Une procédure de vérification plus efficace : les logiciels disposent d’un système d’alerte permettant d’identifier immédiatement les écarts avec les standards établis par l’entreprise. De plus, la transmission des informations entre les différents départements est plus fluide.
  • Enfin, la saisie automatique limite grandement l’usage du papier. Plus besoin d’imprimer des documents ainsi que des justificatifs pour les envoyer vers les départements concernés. L’environnement vous remerciera de cette initiative.

Il est évident de souligner que choisir un logiciel de saisie des frais se justifie par un nombre conséquent de justificatifs. Cette solution s’adresse donc aux sociétés disposant d’un certain nombre de collaborateurs régulièrement amenés à se déplacer. En effet, pour une TPE voire même une PME dont les déplacements professionnels sont peu fréquents, investir dans un tel outil ne semble pas pertinent. En règle générale, plus l’entreprise sera importante en nombre de salariés, et plus elle aura besoin de ce logiciel.
En somme, si vous répondez aux critères, l’automatisation sera votre meilleur allié pour la gestion au quotidien.