Vous devez envoyer une communication par courrier électronique à un client, un collègue ou un professionnel à engager pour un travail, mais vous ne savez pas comment structurer le message ? Avez-vous peur de faire des erreurs qui pourraient ennuyer ou même contrarier le destinataire ? Ne vous inquiétez pas. Si vous le souhaitez, je peux vous donner un coup de main et vous expliquer comment rédiger correctement un courriel, en fonction de vos besoins.

Peu importe que vous écriviez un courriel formel ou informel, dans les prochaines lignes de ce tutoriel, je vous expliquerai en détail comment procéder dans tous les cas, de l’introduction du message à sa conclusion.

Vous verrez, écrire un courriel n’est pas du tout compliqué comme il peut vous sembler.

Alors, puis-je vous demander ce que vous faites encore là ? Force et courage,  mettez-vous à l’aise, prenez tout le temps nécessaire pour vous concentrer sur la lecture des paragraphes suivants. Essayez d’appliquer les conseils que je vous donnerai, afin de pouvoir écrire votre courrier électronique sans problème. 

Les principales différences entre les deux types de courriels

Avant d’entrer au cœur du sujet et voir en détail comment écrire un courrier électronique, permettez-moi de vous donner quelques informations préliminaires. En effet, il est primordial de connaître, dès le début, les principales différences entre le courrier électronique formel et informel.

Un courrier électronique formel, comme son nom l’indique, est adressé à une personne avec laquelle il n’y a aucune relation confidentielle, une personne que vous ne connaissez pas personnellement ou, en tout cas, une personne d’une certaine importance (un client, un employeur, un fournisseur, un supérieur, un professeur, un médecin, etc.). Les tons à utiliser dans un courriel formel sont donc beaucoup plus “froids” et détachés que dans un courriel informel.

Le courrier informel, en revanche, étant adressé à une personne que vous connaissez bien et avec laquelle il existe une certaine relation. Il peut être rédigé sans que l’on prête une attention particulière au respect de certaines règles d’écriture. Vous pouvez écrire au destinataire du message en utilisant pratiquement le même langage que celui utilisé dans les conversations en face à face.

Maintenant que vous avez trouvé le type de message à écrire, en fonction de son destinataire, voyons comment procéder ?

Dans ce qui suit, vous trouverez des explications sur la manière de rédiger ces deux types de courriels.

Comment rédiger un courrier électronique formel ?

Vous voulez savoir comment rédiger un courrier électronique officiel ? Que vous souhaitiez le faire parce que vous devez écrire un courriel à un avocat ou à un professeur d’université, chérissez les “conseils” que vous trouverez ci-dessous et vous verrez que tout se passera bien.

Introduction

Commençons, comme il se doit, par l’introduction du message. Comme vous n’avez pas de relation confidentielle avec le destinataire de votre lettre, il serait préférable de commencer par une salutation dite circonstancielle. Elle est généralement composée d’un adjectif de circonstance, du titre de la personne à laquelle vous vous adressez et de son nom de famille (par exemple Cher Dr Verdi, Cher Prof.)

Alternativement, si les salutations mentionnées ci-dessus semblent trop “moulées”, vous pouvez essayer de les remplacer par des salutations plus “chaudes”, telles que Bonjour/Bonsoir, auxquelles vous pouvez ajouter le titre de la personne à qui vous vous adressez et son nom de famille (par exemple Bonjour M. Rossi, etc.).

Dans un cas comme dans l’autre, après la salutation initiale, vous devez toujours mettre une virgule et aller directement au corps du message.

Corps du message

En ce qui concerne le corps du message, puisqu’il s’agit d’un courriel officiel, je vous suggère d’envisager de faire une très courte présentation dans laquelle vous dites qui vous êtes et pourquoi vous avez décidé d’écrire le message, surtout si le destinataire ne vous connaît pas.

Ensuite, vous pouvez passer à la rédaction du corps du message, en tenant compte des aspects suivants.

Soyez clair, concis et ordonné. Passez directement à l’essentiel en expliquant au destinataire du courriel pourquoi vous avez décidé de le contacter. Vous pouvez introduire le sujet avec des phrases comme « Je vous écris pour… » ou  « Je vous contacte parce que… ».

Afin d’éviter de fatiguer le destinataire, essayez également de ne pas trop vous tarder et, si possible de diviser le corps du message en plusieurs paragraphes au lieu d’un seul bloc.

Faites attention à la grammaire et à la ponctuation puisque vous rédigez un message formel, il est important de faire bonne impression. Pour cette raison, assurez-vous qu’il n’y a pas d’erreurs grammaticales ou de ponctuation dans le texte. Ne faites pas, non plus, trop confiance aux correcteurs automatiques, ils peuvent parfois faire de mauvaises blagues en interprétant mal le sens de certaines phrases et en remplaçant automatiquement « et » par « est », « ont » par « année », « ou » par « ho », etc.

Avez-vous mis des pièces jointes dans le courriel ? Vous devez le signaler dans votre message, en précisant combien il y en a et ce qu’ils contiennent.

Conclusion

Dans le courrier électronique officiel, même la conclusion du message doit être traitée correctement. Pour être incisive, elle doit contenir des salutations finales, dont le ton doit être proportionné aux salutations initiales. J’essaie de vous le faire comprendre en vous donnant des exemples concrets.

Si, dans les salutations initiales, vous avez utilisé des formules avec des adjectifs tels que « Cher », « Chère », etc, il serait approprié de dire au revoir avec une salutation finale plus formelle comme : « Meilleures salutations » ou « Cordialement ».

Si, par contre, vous avez utilisé une forme moins moulée de salutation initiale, comme « Bonjour » ou « Bonsoir », vous pourriez utiliser une forme moins formelle de salutation finale comme : « Bonne journée », « Bonne journée », « Bonsoir », « Bon travail », etc.

Une fois que vous avez choisi la forme qui vous semble la mieux adaptée à l’e-mail que vous venez d’écrire, apposez votre signature. Elle peut être simple (nom et prénom) ou complète (prénom, nom et coordonnées). Pour terminer, lisez une dernière fois le message et, si vous êtes prêt à l’envoyer, faites-le.

Comment rédiger un courrier électronique formel en anglais ?

Avez-vous besoin d’écrire un courriel officiel en anglais ? Sachez que la substance de ce qui a été dit dans les lignes précédentes ne change pas. En effet, il s’agit aussi d’un courrier électronique adressé à une personne avec laquelle il n’existe pas de relation confidentielle. Vous devez utiliser des phrases d’ouverture et de sortie appropriées, en tenant compte du fait que vous écrivez à une personne en anglais.

Les adjectifs de circonstance que vous pouvez utiliser à cette fin sont « Dear Sir » (l’équivalent de “Cher Monsieur”) ou « Dear Madam » (l’équivalent de “Chère Madame”). Tandis que comme phrases de congé, vous pouvez utiliser “Nous espérons avoir bientôt de vos nouvelles” ou “Sincèrement”, « Bien à vous », « Fidèlement » (l’équivalent de « Meilleurs vœux », « Sincèrement »,  etc.).

Si vous avez des difficultés à rédiger votre courrier électronique en anglais, utilisez certains services de traduction adaptés, comme le célèbre Google Translator.

Comment rédiger un courrier électronique informel ?

Vous voulez savoir comment écrire un courriel informel, peut-être parce que le destinataire est un vieil ami dont vous n’avez pas eu de nouvelles depuis longtemps ? Il n’est pas nécessaire dans ce cas de prêter une attention particulière à la forme du courriel, mais permettez-moi de vous donner quelques suggestions sur la façon de l’écrire.

Introduction

Commençons bien sûr par l’introduction du courrier électronique. Comme il s’agit d’un message à envoyer à une personne avec laquelle vous avez une certaine relation de confiance, vous pouvez facilement utiliser des formules de salutation telles que « Cher », « Ma chère », « Très cher », « Mon cher », « Bonjour », … suivies du nom du destinataire.

Une fois que vous avez choisi la formule de salutation, entrez la virgule après le nom et allez en haut du courriel.

Corps du message

Dans le corps du message, vous pouvez saisir tout ce que vous souhaitez communiquer au destinataire. Même s’il s’agit d’un courriel à envoyer à une personne dont vous êtes proche, n’oubliez pas de le commander. Divisez le message en plusieurs paragraphes. Réfléchissez également à la longueur de la lettre que vous allez écrire. Elle doit être ni trop courte (vous n’écrivez pas un télégramme), ni trop longue (vous n’écrivez aussi un roman). En bref, faites preuve de bon sens.

Le message doit également être soigné en termes de syntaxe et de grammaire. Sinon, vous risquez de ne pas faire comprendre au destinataire le sens des phrases utilisées. Relisez le texte du message une fois que vous avez fini de l’écrire.

Conclusion

À la fin du courriel, utilisez une formule de clôture adaptée au message (« Je vous salue affectueusement », « Cher », « J’espère vous revoir le plus tôt possible », « À bientôt », etc.) et signez la lettre en inscrivant votre nom (pas de nom de famille).

Dans les courriels informels, vous pouvez également inclure un Post Scriptum ou P.S. Il s’agit d’un court message à insérer à la fin du message principal, qui peut contenir des informations moins importantes et/ou quelque chose que vous avez oublié d’insérer dans le corps du courriel. Si vous devez insérer un P.S, n’oubliez pas de le mettre après la signature.