Pour éviter les tâches chronophages, plusieurs chefs d'entreprises ont recours à la gestion électronique des documents (GED). Néanmoins, un bon nombre d'entre eux jugent que ce système est trop complexe et trop technique. Beaucoup pensent aussi que sa mise en place est onéreuse. Alors que c'est tout à fait faux ! Ces différentes idées préconçues constituent un obstacle pour le développement de votre société. Voici des conseils pour optimiser aux mieux la gestion documentaire de votre entreprise.
À quoi sert la gestion documentaire en entreprise ?
La numérisation des documents papier est indispensable aussi bien pour les PME et PMI que pour les très petites entreprises. Toutefois, les documents électroniques requièrent une totale gestion : protection du contenu, organisation des fichiers, etc. Grâce aux logiciels GED dotés d'une interface intuitive et ergonomique, le stockage et la recherche de documents sont simplifiés tout en garantissant leur caractère légal. Ces solution permettent de gagner du temps et bien sûr de l'argent ! Vous avez accès aux données de l'entreprise 24h/24 dans le cloud à partir d'un smartphone, d'une tablette ou d'un PC. Par ailleurs, l'interface peut aussi être rattachée à certains logiciels commerciaux de l'entreprise. Par exemple, après le stockage du contenu des factures de vos fournisseurs dans une application, vous pouvez accéder directement au logiciel de comptabilité. Par la suite, ce contenu peut faire office de bibliothèques de documents administratifs.
Les avantages de la gestion électronique des documents
La GED regroupe l'ensemble des techniques de gestion documentaire. Voici quelques-uns de ses avantages pour la gestion d'entreprise :
Productivité sécurisée
Les administrateurs peuvent limiter, interdire ou ouvrir l'accès à certains documents. À tout moment, vous pouvez reprendre votre activité via sa version hors site ou celle sauvegardée dans le cloud. La GED permet d'accélérer la dématérialisation de vos processus internes via la signature électronique, par exemple. De ce fait, elle active la transformation digitale de votre entreprise. Par la même occasion, elle renforce et enrichit votre système d'information.
Normalisation de tous les processus
en intégrant une GED efficace, vous dématérialisez tous vos processus internes. Elle vous aide à faciliter les obligations bancaires, comptables (écritures) et juridiques (déclarations) auxquelles vous êtes confronté en assurant leur homogénéité et leur conformité à la norme ISO 9001. Son ECM ou Entreprise Content Management est une véritable force en cas d'audit. Toutes les informations nécessaires peuvent être consultées par les services fiscaux. Résultat : l'audit est plus facile et se termine rapidement !
Accessibilité optimale via un logiciel de GED
si votre solution de gestion est déployée dans le cloud en mode SaaS, tous vos collaborateurs même mobiles y ont accès. Vous pouvez également le partager avec des acteurs tiers comme vos clients, votre comptable ou vos fournisseurs.
5 conseils pour optimiser votre GED d'entreprise
Un projet de GED ne s'arrête pas au déploiement d'un logiciel ou de machines adaptées telles que les scanners, les photocopieurs, les imprimantes… Vous devez faire une analyse de vos besoins en amont (faciliter les écritures comptables, payer les notes de frais, gérer la trésorerie…) en associant les utilisateurs à votre projet. Une bonne préparation est indispensable pour atteindre vos objectifs en termes de budget et de productivité.
1. Auditez le matériel et les usages des utilisateurs
Chaque entreprise nécessite une solution GED personnalisée qui réponde à ses besoins. La première étape est donc de réaliser un audit documentaire. Ainsi, vous comprendrez comment vos documents sont créés, entreposés et archivés. Cet audit comprendra deux volets distincts : le volet analyse des usages (qui fait quoi au sein de l'entreprise ?) et le volet équipement (identifiez quels sont les équipements disponibles, le coût des consommables et celui de la maintenance). Enfin, sachez déterminez les dossiers de valeurs et ceux qui le sont moins.
2. Impliquez les utilisateurs dans le processus
L'échec sera au rendez-vous si les utilisateurs ne s'engagent pas dans le projet. En les intégrant dans la phase d'audit, vous définirez vos besoins plus facilement. Vous les sensibiliserez donc aux bonnes pratiques de la GED, car cette transformation impliquera des changements d'habitudes. Pédagogie et dialogue sont donc de mise !
3. Privilégiez les procédures de sécurisation et de contrôle
En complément de la collaboration des utilisateurs, misez sur des procédures de contrôle. Elles vous aideront à voir si les bonnes pratiques sont respectées. Chaque équipement d'impression propose des dispositifs d'identification des utilisateurs. Toutes les impressions et numérisations sont affectées à une personne. Ces dispositifs s'adaptent aux contraintes de votre entreprise et sécurisent vos données : lecteur de cartes, code PIN, badges…
4. Optez pour un prestataire confirmé
Confiez votre projet à un prestataire capable de vous offrir un suivi sur-mesure avec une bonne expertise ainsi que des services et équipements de qualité optimale. Grâce à ses conseils avisés, il vous assistera afin de réussir votre changement. Il pourra lui-même auditer votre équipement et votre parc d'impression.
5. Ne négligez pas l'étape de la formation
Avant le déploiement du projet, vous devez former les utilisateurs. Dans ce cas, vous devez ajuster vos paroles en fonction des services : les usages et les contraintes sont différents. Utilisez des formations vidéo pour une meilleure compréhension. Elles seront mises à disposition de tous et même des nouveaux arrivants.