Pour ne pas manquer une réunion importante ou vous faire savoir qu’on est coincé dans les embouteillages et qu’on sera en retard au travail, on utilise Whatsapp et tout ce qui est possible pour communiquer avec les collègues du bureau. Mais le monde de l’entreprise diffuse-t-il un message quelconque ? Il est hors de question d’éteindre votre téléphone en dehors du travail, après tout, vous ne savez jamais quand votre patron devra organiser une réunion à bref délai. C’est pourquoi il est de plus en plus courant de créer des groupes de travail à Whatsapp. Le problème est le suivant : que dire et que faut-il éviter dans un groupe où votre patron est présent ? Peut-on abréger des mots ? Et faire des blagues ? Les émojis sont libérés ? Dur, hein ? Mais ici, vous découvrirez ce qu’il est permis d’écrire et ce qu’il est préférable de dire personnellement à vos collègues avant de cliquer sur : envoyer.

Mieux penser de plan B

Il y a des choses qui ne conviennent qu’à vous et à votre supérieur, et si elles parviennent aux oreilles de vos collègues, elles peuvent vous donner des commentaires désagréables. Par exemple, vous avez travaillé dur tout le mois et livré vos rapports à temps, alors pourquoi ne pas demander à votre patron de partir plus tôt la veille des vacances ? La demande, cependant, nécessite une posture et un ton de voix appropriés et ces détails ne peuvent pas toujours être transmis par SMS. Envoyer un visage heureux et un émoji de plage et de soleil peut être mal interprété et vos chances de profiter de la plage le vendredi peuvent être reportées. Évaluez donc si le sujet en question ne mérite pas que vous vous rendiez au bureau de votre supérieur ou, si vous travaillez dans un bureau à domicile, que vous l’appeliez. Dans ce cas, uniquement à titre personnel. Ne demandez jamais, au grand jamais, une augmentation ou n’annoncez jamais une démission par des messages sur Whatsapp ou par e-mail. Ce genre de sujet, comme une plainte concernant un collègue ou la nécessité d’un retour d’information sur votre soumission, ouvre la porte à de nombreuses discussions et vous ne voulez pas être mal compris, n’est-ce pas ? En fait, si le message n’est pas assez clair, vous risquez de ne pas recevoir de lettre de recommandation si vous décidez effectivement de partir à la recherche de votre prochain emploi.

Whatsapp et e-mails. Alliés ou méchants ?

Les messages écrits, que ce soit sous forme de courrier électronique ou de SMS, deviennent à terme des documents qui peuvent être utilisés pour ou contre votre profil professionnel à l’avenir. Si vous vous engagez à remettre un rapport avant la fin de la journée de travail, votre patron aura enregistré la date et l’heure prévues pour recevoir le matériel. Si vous êtes en retard ou si vous devez annuler le projet, n’oubliez pas que tout ce qui a été convenu précédemment est enregistré dans les discussions de groupe et que vous devrez donner de bonnes raisons pour vous justifier.

Signal vert à envoyer

Vous êtes libre d’envoyer certains messages s’ils sont extrêmement professionnels.

– Petits messages pour vous avertir de votre retard

– Confirmer les questions déjà convenues, telles que la date et l’heure d’une réunion

– Demander le positionnement de livraison d’un rapport ou d’un produit

– Vérifier l’avancement d’un projet

– Envoyer les questionnaires ou confirmer les données et les délais

La question est : comment parler ?

Pour ne pas pécher par excès ou par le contenu de leurs messages dans le groupe de travail, le mieux est de toujours utiliser la loi 70, 20, 10. 70 les sujets doivent être professionnels. 20 % institutionnels, avec des thèmes pertinents pour l’activité de l’entreprise, des liens constructifs et instructifs. Les 10 % restants peuvent être utilisés sur des sujets légers, informels et amusants, mais jamais sur des sujets controversés comme la politique, le football et la religion. Faites également attention à ces autres conseils.

– N’abrégez les mots qu’en dernier recours. Cela peut semer la confusion et entraver la communication. Il est préférable de toujours lire, relire et seulement une fois de plus avant d’envoyer un e-mail ou un message, juste pour s’assurer qu’aucune phrase ne sera mal comprise et que tout ce qui doit être dit est, en fait, écrit.

– Plus c’est objectif, mieux c’est. Considérez vos collègues et surtout votre patron comme des gens occupés. Dans ce cas, ils ne liront souvent que la notification qu’ils ont reçue sur l’écran de leur téléphone portable. Si vous continuez trop longtemps et que vous laissez les informations les plus importantes pour la fin, vous courez le risque qu’elles passent inaperçues et que ce message important ne soit pas reçu à temps. Il est important de n’envoyer des messages que lorsqu’ils sont extrêmement nécessaires. Contrairement à ceux qui sont personnels, les groupes professionnels ont pour seul objectif de rendre la communication plus agile, dynamique et efficace, donc pas d’excès.

– Pas d’utilisation de jargon spécifique à votre région. N’oubliez pas que dans le même groupe, il peut y avoir des personnes d’autres services. Le message doit être bien reçu par tout le monde.

– L’utilisation des emojis est si risquée qu’il est presque impossible de ne pas les interdire complètement. Ils donnent un air sans prétention à votre message, et dans l’environnement des entreprises, il est essentiel que vous soyez pris au sérieux. Ainsi, à moins que ce ne soit pour souhaiter un bon anniversaire à l’un de vos collègues, ou pour envoyer un message de Joyeux Noël et de Bonne Année à l’ensemble du groupe, il est préférable de toujours rester à l’écart des célèbres visages joyeux, ainsi que de l’utilisation exagérée des exclamations.