Découvrir que son tuteur de stage est absent, jamais disponible ou carrément parti en vacances en plein milieu du stage peut transformer une expérience formatrice en vraie source de stress. Le tuteur est pourtant censé vous accueillir, vous accompagner, corriger vos travaux, vous conseiller et garantir le respect du projet pédagogique. Quand cette pièce maîtresse manque, beaucoup d’étudiants se demandent : stage toujours valable ? droits respectés ? possibilités de rupture anticipée ? En France, le cadre légal est précis, mais il reste peu connu des stagiaires. Comprendre vos droits et les démarches possibles permet de reprendre la main, sécuriser la validation du stage et, au besoin, faire évoluer la situation avec l’entreprise et l’établissement.
Tuteur de stage absent : cadre légal en france (code du travail, convention de stage, rôle de l’organisme d’accueil)
Obligations légales du tuteur de stage selon le code de l’éducation et le code du travail
Depuis la loi n°2014-788 du 10 juillet 2014, la désignation d’un tuteur de stage est une obligation légale pour tout organisme d’accueil. Cette exigence figure dans le Code de l’éducation (articles L124-1 et suivants) qui encadrent les stages en milieu professionnel. Le tuteur est « garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage » et chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Concrètement, il doit vous informer des règles internes, veiller à vos conditions de travail et de sécurité, vous confier des missions cohérentes avec votre formation et donner un retour (corrections, explications) sur vos travaux.
Le législateur insiste sur le fait que le stagiaire n’a pas d’« obligation de production » comme un salarié. Les missions ne doivent ni remplacer un poste permanent, ni servir à absorber un pic d’activité, ni correspondre à un emploi saisonnier. L’inspection du travail peut contrôler ces points et, en cas de manquement (absence de tuteur, dépassement de quotas, non-respect du temps de présence), une amende administrative jusqu’à 2 000 € par stagiaire (4 000 € en cas de récidive) peut être infligée à l’entreprise. Cette dimension répressive reste peu utilisée, mais le simple fait de la connaître constitue déjà un levier dans vos échanges.
Différence entre tuteur de stage, maître d’apprentissage et référent pédagogique
Dans les échanges, les termes tuteur, maître d’apprentissage et enseignant référent sont souvent confondus alors que leurs rôles sont distincts. Le tuteur de stage est désigné par l’organisme d’accueil. Il suit au maximum trois stagiaires en parallèle et intervient sur le terrain : définition des missions, accompagnement, conseils ciblés, intégration dans l’équipe. Le maître d’apprentissage relève lui d’un contrat d’apprentissage (Code du travail), avec un salarié apprenti et un lien contractuel de travail. Le cadre et les obligations sont plus proches de celles d’un employeur classique.
L’enseignant référent (ou référent pédagogique) est quant à lui rattaché à l’établissement d’enseignement. Il suit la progression pédagogique, vérifie l’adéquation entre les missions et la formation, organise parfois les visites de stage et participe à l’évaluation (rapport, soutenance). Un même enseignant ne peut suivre que 24 stagiaires simultanément. En cas de tuteur défaillant, c’est souvent ce référent qui joue un rôle clé de médiation entre l’école et l’entreprise pour adapter le suivi, demander un changement de tuteur ou, dans certains cas, valider le stage malgré les dysfonctionnements.
Clauses obligatoires dans la convention de stage (article L124-1 et suivants)
La convention de stage est le document central dès qu’un problème de tutorat se pose. Elle est tripartite (stagiaire, organisme d’accueil, établissement) et doit contenir plusieurs mentions obligatoires. Parmi elles : l’intitulé complet du cursus, les compétences à acquérir, la description des activités confiées, les noms du tuteur et de l’enseignant référent, les dates de début et de fin, la durée hebdomadaire de présence, les conditions d’autorisation d’absence, le montant de la gratification et surtout les modalités de suspension et de résiliation de la convention et de validation du stage en cas d’interruption.
Cette partie « rupture / interruption » est cruciale si le tuteur de stage est absent de manière prolongée ou ne respecte pas ses engagements. L’article L124-15 prévoit que, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou de rupture à l’initiative de l’entreprise, l’établissement doit soit valider le stage, soit proposer une modalité alternative (nouveau stage, mémoire, projet). Avant d’en arriver là, une simple relecture attentive de la convention vous aide à identifier les marges de manœuvre : clause de résiliation par commun accord, possibilité d’avenant, désignation d’un nouveau tuteur, etc.
Responsabilités de l’établissement (université, IUT, BTS, école d’ingénieurs) en cas de tuteur défaillant
L’établissement d’enseignement n’est pas un simple spectateur. Il a l’obligation de s’assurer que le stage est intégré dans un cursus pédagogique, que le volume d’enseignement minimum (200 heures par an dont 50 en présentiel) est respecté et que les missions sont compatibles avec le référentiel de formation. En cas de tuteur défaillant, l’enseignant référent et le responsable de formation doivent intervenir, au besoin en contactant directement l’entreprise pour demander un ajustement des missions ou la désignation d’un autre tuteur.
Le Code de l’éducation prévoit également que si le stage est interrompu pour maladie, accident, congé maternité ou paternité, ou en accord avec l’établissement en cas de non-respect de la convention, l’établissement doit valider le stage ou proposer une alternative. Dans la pratique, cela se traduit par des soutenances fondées davantage sur un rapport réflexif, des preuves d’activité et une analyse critique de la situation que sur l’évaluation classique par le tuteur. Certaines universités ont mis en place des chartes des stages et des cellules dédiées pour traiter ce type de problématiques, notamment après la montée en puissance des stages obligatoires en Licence et Master depuis 2020.
Typologies d’absence du tuteur de stage : ponctuelle, prolongée, abandon de poste, télétravail
Absence ponctuelle du tuteur : gestion opérationnelle sur quelques jours
Une absence ponctuelle de quelques jours pour déplacement professionnel, formation, RTT ou court congé n’est pas en soi problématique, à condition que l’organisation soit anticipée. Avec le développement du télétravail depuis la crise sanitaire de 2020, il est d’ailleurs fréquent que le tuteur alterne présence physique et travail à distance. Dans ce cas, l’entreprise doit prévoir un relais : collègue référent, chef de projet, manager de proximité. Vous pouvez continuer à avancer sur vos missions, demander des validations par email ou visioconférence et documenter votre travail dans un journal de bord.
Si l’absence imprévue se prolonge au-delà d’une semaine sans information claire, la situation change de nature. Le risque principal n’est pas juridique, mais pédagogique : manque de retours, missions floues, sentiment d’isolement. À ce stade, une première alerte en interne (manager, RH) et un message à l’enseignant référent permettent souvent de rétablir un cadre minimal de suivi et d’éviter que le stage ne perde sa dimension formatrice.
Absence prolongée pour arrêt maladie, congé maternité, congé parental
Une absence longue liée à un arrêt maladie, un congé maternité, paternité ou parental doit être traitée comme un changement structurel, pas comme un aléa. L’entreprise reste tenue de respecter la convention de stage, y compris sur la partie encadrement. La solution la plus saine consiste à désigner officiellement un tuteur remplaçant, via un avenant à la convention de stage, mentionnant le nom du nouveau tuteur, ses fonctions et les modalités de suivi.
En pratique, beaucoup d’organisations tardent à formaliser ce changement, surtout dans les petites structures où la fonction RH est limitée. Pour vous, l’enjeu est double : assurer la continuité de l’accompagnement et sécuriser la validation du stage. Si aucun nouveau tuteur n’est officiellement nommé, le risque est de vous retrouver à gérer des tâches opérationnelles sans supervision réelle, ce qui peut aboutir à un stage non conforme au regard du Code de l’éducation, notamment lorsque les missions ressemblent à un emploi déguisé.
Abandon de poste ou démission du tuteur : risques pour la validation du stage
Les cas les plus complexes surviennent lorsque le tuteur démissionne, fait un abandon de poste ou se trouve en conflit ouvert avec la direction. Le stagiaire se retrouve parfois « orphelin » au milieu d’une équipe déboussolée. Sur le plan légal, l’entreprise reste responsable du respect de la convention de stage, quel que soit le contexte interne. Le fait que le tuteur ait quitté la structure ne supprime pas l’obligation de désigner un remplaçant ni les risques d’amende en cas de manquement.
Pour la validation du stage, tout dépend de la réactivité de l’entreprise et de votre établissement. Si un nouveau tuteur est nommé rapidement et que les missions restent cohérentes, la continuité est préservée. Si ce n’est pas le cas, l’établissement peut, sur la base de vos rapports d’activité, de vos livrables et de votre journal de bord, décider de valider tout ou partie du stage et, si nécessaire, de compléter par un projet ou un mémoire. Dans certains cas rapportés dans l’IT ou le BTP, des jurys ont validé un stage avec un tuteur parti en milieu de période, en s’appuyant sur les preuves d’activité et sur l’évaluation du référent universitaire.
Tuteur en télétravail ou multi-sites : problématiques de disponibilité réelle
De plus en plus de tuteurs gèrent plusieurs projets, parfois sur différents sites ou en télétravail permanent. Sur le papier, ils sont désignés comme tuteurs, mais leur disponibilité réelle est limitée. Le risque est alors de vivre un stage où le tuteur est officiellement présent, mais pratiquement injoignable. Ce décalage est particulièrement fréquent dans les SSII/ESN, les cabinets de conseil ou certains services hospitaliers sous tension.
Dans ce type de configuration, un encadrement efficace repose sur des rituels de suivi bien définis dès le début : points hebdomadaires en visio, retours structurés sur les livrables, accès à des co-tuteurs dans l’équipe. À défaut, vous pouvez rapidement vous sentir livré à vous-même, sans feedback ni orientation. La jurisprudence commence à intégrer ces problématiques de tutorat fictif, notamment lorsque le stagiaire prouve qu’aucune réunion de suivi n’a eu lieu alors que la convention mentionnait un encadrement régulier.
Premières actions à mener quand le tuteur de stage est absent : traçabilité, preuves et procédures internes
Tenue d’un journal de bord du stage (logbook, timesheet, rapport d’activité hebdomadaire)
Dès que la situation devient instable, la première action utile consiste à documenter votre stage de manière systématique. Un journal de bord (papier, Excel, Notion) permet de consigner jour par jour les tâches réalisées, les personnes contactées, les difficultés rencontrées et les validations obtenues. Ce logbook est un outil précieux pour trois raisons : il soutient la rédaction du rapport de stage, il sert de preuve en cas de litige, et il vous aide à prendre du recul sur vos apprentissages réels.
Sur le plan très concret, prévoir un court rapport hebdomadaire synthétisant vos activités et l’envoyer par email au tuteur (et en copie au référent universitaire si nécessaire) renforce encore cette traçabilité. Même en l’absence de réponse, ces messages montrent que vous cherchez à maintenir un suivi pédagogique. En cas de rupture anticipée, ces éléments écrits pourront peser lourd dans l’appréciation du jury ou d’un éventuel conseil de prud’hommes saisi pour requalification en contrat de travail.
Collecte de preuves : emails, comptes rendus de réunions, messages teams, slack, outlook
La collecte de preuves d’activité et de tentatives de communication est tout aussi importante. Garder les emails, captures d’écran de messages Teams ou Slack, convocations de réunions annulées, comptes rendus non commentés. Ces supports montrent à la fois que vous travaillez réellement et que vous cherchez à collaborer avec votre tuteur. Ils constituent une base factuelle, loin de toute interprétation émotionnelle, ce qui est essentiel si la situation dégénère.
Une bonne pratique consiste à rédiger, après chaque réunion importante (même informelle), un bref compte rendu envoyé par email : objectifs, décisions, prochaines étapes. Ce réflexe professionnel est apprécié dans la plupart des secteurs (IT, santé, services) et vous protège en cas de désaccord ultérieur sur ce qui a été demandé ou validé. Il devient aussi un matériau de choix pour votre mémoire de stage, où une partie réflexive sur la réalité du tutorat est souvent bien perçue par les jurys.
Identification du N+1 hiérarchique, du service RH et du service formation de l’entreprise
Lorsque le tuteur est absent ou défaillant, il est stratégique d’identifier très vite les autres interlocuteurs internes : votre N+1 hiérarchique réel (chef de projet, manager d’équipe), le service RH et, dans les grandes entreprises, le service formation ou campus management. Ce sont eux qui peuvent officiellement réagir : désignation d’un tuteur suppléant, adaptation des missions, clarification des attentes.
Une approche respectueuse mais directe fonctionne généralement mieux qu’un ton agressif. En expliquant que vous cherchez simplement à sécuriser votre stage, à respecter le Code de l’éducation et à clarifier le rôle de chacun, vous envoyez un signal professionnel. Dans certains cas, surtout dans les PME ou start-up, le dirigeant découvre à cette occasion que l’entreprise dépasse le nombre maximal de stagiaires autorisés ou que le tuteur officiel suit déjà plus de trois personnes, ce qui peut accélérer les ajustements.
Analyse de la convention de stage et des chartes internes (charte des stages, accord d’entreprise)
Avant d’engager une escalade formelle, un retour attentif à la convention de stage et aux éventuelles chartes internes peut éclairer vos options. De nombreuses écoles et universités ont adopté des chartes des stages qui précisent les engagements attendus du tuteur : fréquence des points de suivi, temps minimal consacré au tutorat, modalités de résolution des conflits. Certains accords d’entreprise valorisent même la fonction de tuteur avec un temps de travail dédié.
Repérer les clauses relatives à la désignation d’un nouveau tuteur, à la médiation avec l’établissement ou à la rupture anticipée vous permet de structurer vos demandes. Au lieu de formuler une plainte vague, vous pouvez vous appuyer sur des articles précis et rappeler que l’absence d’encadrement expose aussi l’entreprise à une amende administrative, ce qui change souvent le niveau de priorité accordé à votre situation.
Escalade auprès de l’entreprise : RH, manager, direction, désignation d’un nouveau tuteur
Contacter officiellement les ressources humaines : modèle d’email formel et relances
Si le tuteur de stage reste absent ou silencieux malgré vos relances, le passage par les Ressources Humaines devient incontournable. Un email formel, factuel et poli, permet d’officialiser votre alerte. Il peut prendre la forme suivante :
« Madame, Monsieur,Je suis actuellement stagiaire au sein du service X depuis le [date], dans le cadre de ma formation [intitulé, établissement]. Ma convention de stage désigne M./Mme [Nom] comme tuteur. Depuis le [date], M./Mme [Nom] est indisponible et je ne bénéficie plus d’un encadrement pédagogique conforme aux stipulations de la convention et au Code de l’éducation (articles L124-1 et suivants).Afin de sécuriser le bon déroulement de mon stage et sa validation par mon établissement, je sollicite la désignation d’un tuteur de remplacement ou la mise en place d’un co-tutorat. Je reste bien entendu disponible pour échanger à ce sujet et proposer des modalités pratiques de suivi.Cordialement, »
En cas d’absence de réponse, une relance après quelques jours, avec l’enseignant référent en copie, renforce le caractère officiel de la démarche. Cette étape de mise en forme juridique est parfois suffisante pour débloquer une situation où tout le monde « faisait avec » par habitude.
Solliciter le manager opérationnel ou chef de service pour un tutorat de remplacement
Dans de nombreuses structures, le tuteur officiel n’est pas votre manager opérationnel au quotidien. Celui qui vous assigne réellement des tâches peut alors devenir un tuteur de remplacement de facto. Le solliciter explicitement, en accord avec les RH, permet de formaliser ce qui existe déjà dans la pratique. Cette configuration est fréquente dans les services IT où un lead développeur, un chef de projet agile ou un responsable produit se retrouve à suivre le stagiaire faute de disponibilité du tuteur initial.
Sur le plan pédagogique, ce changement est souvent positif, car le nouveau tuteur connaît mieux vos missions et votre progression. Un avenant à la convention de stage est toutefois recommandé pour que cette réalité soit reconnue officiellement par l’établissement, ce qui simplifiera l’évaluation finale et la signature de votre attestation de stage.
Négocier la désignation d’un co-tuteur ou d’un tuteur suppléant dans le même service
Lorsque le tuteur initial reste présent mais surchargé, la solution la plus réaliste consiste parfois à mettre en place un co-tutorat : un second tuteur ou « tuteur suppléant » qui assure les points de suivi courants, tandis que le tuteur principal garde une vision globale et valide les grandes étapes. Cette approche est particulièrement adaptée dans les services multi-projets, les laboratoires de recherche ou les grands chantiers BTP.
Pour vous, cette configuration présente un avantage majeur : multiplier les sources de feedback. Elle permet aussi de limiter les risques en cas de nouvelle absence du tuteur principal. D’un point de vue légal, un avenant à la convention peut mentionner ce co-tutorat, mais dans la pratique, certaines entreprises se contentent d’un accord interne, ce qui reste acceptable tant que le suivi est réel et traçable.
Faire intervenir la direction ou le service juridique en cas de non-réponse prolongée
Dans les cas extrêmes, où ni le tuteur ni les RH ne réagissent, l’escalade vers la direction ou le service juridique peut devenir nécessaire, souvent via votre établissement d’enseignement. L’intérêt de l’entreprise est alors double : éviter un contentieux (inspection du travail, requalification du stage en contrat de travail, amende administrative) et préserver son image employeur auprès d’une école ou d’une université avec laquelle elle collabore.
Les services juridiques sont généralement très sensibles au fait que le Code de l’éducation interdit d’utiliser un stagiaire pour remplacer un salarié absent ou pour occuper un emploi permanent. Si vos missions réelles s’en approchent et que le tutorat est inexistant, le risque de requalification devant le conseil de prud’hommes devient concret. Souvent, le simple rappel de cette possibilité suffit à accélérer la mise en place d’un encadrement correct ou d’une rupture à l’amiable bien encadrée.
Mobilisation de l’établissement d’enseignement : référent pédagogique, responsable de formation, cellule stage
Informer le référent universitaire ou le coordinateur de stage (licence pro, master, BUT, BTS)
Très tôt dans le processus, informer votre référent universitaire est indispensable. Beaucoup d’étudiants attendent trop longtemps par crainte de « faire des vagues » et se retrouvent coincés en fin de stage sans solution. Le référent pédagogique, le responsable de licence pro, de Master, de BUT ou de BTS dispose pourtant d’une légitimité forte pour intervenir, rappeler le cadre légal et proposer une médiation.
Un courriel clair, appuyé sur des faits (dates, échanges, tâches réellement confiées) est plus efficace qu’un message uniquement émotionnel. En exposant simplement la situation, votre ressenti et vos craintes pour la validation du stage, vous permettez à l’établissement d’activer ses propres procédures : contact avec l’entreprise, conseil aux étudiants, réorientation éventuelle vers un autre organisme d’accueil.
Utiliser les procédures de médiation de l’école (service des stages, direction des études)
La plupart des écoles disposent aujourd’hui d’un service des stages ou d’une direction des études qui gèrent les situations de stage en difficulté. Depuis les réformes récentes de l’enseignement supérieur et l’augmentation du nombre de stages obligatoires, ces services ont développé des procédures de médiation, parfois formalisées dans un guide ou une charte. Vous pouvez y trouver des modèles d’emails, des exemples de courriers de rupture, des contacts dédiés.
En sollicitant officiellement ces structures, vous bénéficiez non seulement d’un appui juridique, mais aussi d’une expérience accumulée sur des dizaines de cas similaires. Les témoignages montrent que des interventions directes d’enseignants ou de responsables de formation ont permis de faire changer de tuteur, d’adapter des missions trop éloignées de la convention ou de mettre fin à des situations de harcèlement en entreprise.
Demander une visite de stage ou une visio tripartite (étudiant, entreprise, école)
La visite de stage sur site, ou sa version en visioconférence tripartite, reste un outil très puissant pour clarifier les choses. Elle permet de réunir autour de la table le stagiaire, le tuteur (ou le manager), et le représentant de l’établissement. Les malentendus sur les missions, les attentes et le niveau de responsabilité peuvent alors être abordés de manière structurée.
Cette rencontre est aussi l’occasion de rappeler les obligations légales de l’organisme d’accueil, sans dramatiser. L’objectif n’est pas de « attaquer » l’entreprise, mais de s’assurer que le stage garde sa nature pédagogique. Quand le tuteur est absent ou peu investi, le simple fait qu’un représentant de l’école s’implique envoie un signal fort : le stage est suivi, et la qualité de l’encadrement compte réellement dans l’évaluation finale.
Faire adapter les modalités d’évaluation : grille de compétences, soutenance, rapport de stage
Lorsque le tutorat est partiel, distant ou a démarré tardivement, l’évaluation classique fondée sur la seule appréciation du tuteur n’est plus adaptée. L’établissement peut alors moduler les modalités d’évaluation : pondérer davantage le rapport de stage, privilégier une grille de compétences centrée sur ce que vous avez réellement appris, organiser une soutenance plus approfondie avec des questions sur votre autonomie et votre capacité d’analyse.
Dans certains Masters et écoles d’ingénieurs, des jurys ont validé des stages en grande partie sur la base d’un mémoire solide et bien argumenté, malgré un tuteur absent et une fiche d’évaluation sommaire. Votre capacité à analyser la situation, à mettre en perspective les failles de l’organisation et à proposer des pistes d’amélioration est alors vue comme une compétence professionnelle à part entière.
Scénarios concrets et jurisprudence : stage non conforme, rupture anticipée, validation malgré l’absence du tuteur
Exemples de stages requalifiés pour défaut d’encadrement et tâches non pédagogiques
Plusieurs décisions de conseil de prud’hommes ont requalifié des conventions de stage en contrats de travail, notamment lorsqu’un étudiant effectuait des tâches régulières correspondant à un poste permanent, sans encadrement réel ni objectifs pédagogiques. Typiquement : remplacements complets de salariés absents, gestion autonome d’un portefeuille clients, astreintes nocturnes en santé sans supervision suffisante, ou conduite de chantier en BTP comme un chef de chantier confirmé.
Dans ces affaires, l’absence ou la quasi-absence de tutorat a été un élément aggravant : aucun suivi formel, pas de corrections de travaux, pas de visite de stage, pas de journal de bord. Ces requalifications ont permis aux stagiaires d’obtenir le paiement de salaires, de congés payés et parfois de dommages et intérêts. Pour les entreprises, elles ont servi d’exemple et ont incité à professionnaliser davantage le recours aux stagiaires.
Rupture anticipée de la convention de stage : procédure, préavis, clause de rupture
Rompre un stage n’est jamais anodin, surtout lorsqu’il est obligatoire pour valider un diplôme. Pourtant, la loi prévoit cette possibilité, notamment en cas de maladie, d’accident, de congé maternité/paternité ou d’accord avec l’établissement en cas de non-respect de la convention par l’entreprise. La convention doit préciser les modalités de suspension et de résiliation : préavis éventuel, information écrite à fournir, signature des trois parties.
Dans la pratique, une rupture à l’amiable bien préparée se déroule en plusieurs étapes : discussion avec l’enseignant référent, formulation écrite des motifs (missions non conformes, tuteur absent, harcèlement éventuel), proposition de date de fin, accord tripartite. L’établissement peut ensuite décider de valider partiellement le stage sur la base du temps effectivement passé (par exemple 3 mois sur 6) et de demander un rapport supplémentaire ou un nouveau stage plus court pour compléter.
Validation d’un stage avec tuteur absent : rôle du jury, du mémoire et des preuves d’activité
Un stage où le tuteur a été largement absent n’est pas automatiquement invalidé. Le jury dispose d’une certaine marge d’appréciation, surtout s’il peut s’appuyer sur un dossier solide : journal de bord, livrables produits, preuves d’échanges avec l’entreprise, analyse critique de la situation. Tout l’enjeu consiste alors à montrer ce que vous avez réellement appris malgré les conditions imparfaites.
Votre mémoire de stage peut devenir un outil central pour transformer une expérience compliquée en apprentissage professionnel. En expliquant, par exemple, comment vous avez compensé l’absence de tutorat par de l’autoformation, des échanges avec d’autres collègues ou des recherches documentaires, vous montrez une capacité d’adaptation recherchée sur le marché du travail. Le jury peut alors décider de valider la période en considérant l’ensemble des éléments, même si la fiche d’évaluation du tuteur est minimale.
Cas pratiques dans les secteurs IT, santé, BTP, services : impact sur l’insertion professionnelle
Les problèmes de tuteur absent ne touchent pas tous les secteurs de la même manière. Dans l’IT et les ESN, le tutorat est souvent mis à mal par la pression projet et la rotation rapide des équipes. Les stagiaires se retrouvent parfois seuls sur du développement ou de la maintenance applicative avec des responsabilités importantes. Dans la santé, la tension sur les effectifs crée des situations où des étudiants assurent des tâches proches de celles d’infirmiers diplômés, sans accompagnement suffisant, ce qui pose aussi des questions éthiques et de sécurité des patients.
Dans le BTP, les contraintes de chantier et la dispersion géographique des équipes compliquent les visites de tuteur. Les services (commerce, communication, banque) connaissent, eux, des dérives plus classiques de « stage photocopie-archivage » ou, à l’inverse, de remplacement de salariés sur des postes commerciaux. Dans tous ces contextes, un stage mal encadré peut dégrader l’image d’un secteur auprès des étudiants, alors qu’un stage bien accompagné reste l’un des meilleurs leviers d’insertion professionnelle et d’embauche directe en CDI.
Prévenir les problèmes de tutorat de stage : clauses à négocier, questions à poser avant la signature
Vérification du taux d’encadrement et de la charge managériale du futur tuteur
Pour éviter de subir un tuteur absent, la prévention commence avant même la signature de la convention. Lors de l’entretien de recrutement ou de la négociation du stage, poser quelques questions simples sur la disponibilité du futur tuteur change déjà la donne : suit-il déjà plusieurs stagiaires ou alternants ? Combien de personnes encadre-t-il ? À quelle fréquence prévoit-il des points de suivi ? Ce type de questions, posées calmement, envoie un signal de maturité professionnelle.
Un indicateur souvent révélateur est le nombre total de stagiaires accueillis dans la structure. En dessous de 20 salariés, la loi limite à trois stagiaires simultanés ; au-delà, à 15 % de l’effectif. Si la structure affiche 9 stagiaires pour 2 dirigeants, comme certains témoignages le rapportent, il y a de fortes chances que le tutorat soit insuffisant. S’informer sur ce taux d’encadrement et sur la culture d’accueil des stagiaires via d’anciens étudiants ou des plateformes d’avis peut vous éviter de mauvaises surprises.
Insertion d’un tuteur suppléant et d’objectifs pédagogiques SMART dans la convention
Une autre bonne pratique consiste à négocier l’inscription, dans la convention, d’un tuteur suppléant et d’objectifs pédagogiques formulés de manière SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels). Par exemple : « réaliser sous supervision le déploiement d’une fonctionnalité X d’ici la fin du 3e mois », plutôt que « participer au développement ». Ces objectifs clairs facilitent le suivi et rendent plus visible l’absence de tutorat lorsque rien n’est revu ni évalué.
Le tuteur suppléant, lui, peut être un collègue plus présent physiquement ou un manager de proximité. Le mentionner dès la convention permet d’éviter un vide total en cas de départ, d’arrêt maladie ou de surcharge du tuteur principal. Cette double désignation reste conforme au Code de l’éducation, qui limite à trois le nombre de stagiaires par tuteur, mais ne s’oppose pas à ce qu’un stagiaire ait deux référents internes complémentaires.
Check-list d’onboarding du stagiaire : kick-off meeting, plan de formation, points de suivi
La qualité du tutorat se joue aussi dans les premières semaines. Une check-list d’onboarding, que vous pouvez même proposer vous-même, aide à structurer ce démarrage. Elle peut inclure :
- Un kick-off meeting de lancement avec le tuteur pour clarifier les attentes et les missions
- Un plan de formation initial (outils, procédures, connaissances métiers à acquérir)
- La planification de points de suivi réguliers (hebdomadaires ou bimensuels)
- L’identification de collègues « ressources » en cas d’indisponibilité ponctuelle du tuteur
Ce type de démarche montre que vous vous projetez dans le stage comme dans un véritable projet professionnel, avec des jalons et des livrables. Il rassure aussi certains tuteurs, parfois peu formés au rôle, en leur donnant un cadre concret. Les entreprises qui structurent ainsi l’arrivée des stagiaires constatent généralement un meilleur engagement et un taux d’embauche plus élevé à l’issue des stages.
Utilisation d’outils de suivi structurés : trello, notion, google drive, livret d’apprentissage
Enfin, la mise en place d’outils de suivi collaboratifs peut largement compenser un manque de disponibilité physique du tuteur. Des tableaux Trello ou Notion partagés, des dossiers Google Drive structurés, ou encore un véritable livret d’apprentissage numérique permettent de visualiser les tâches, d’assigner des responsables, de suivre l’avancement et de centraliser les feedbacks. Ces outils sont aujourd’hui familiers dans de nombreux secteurs et offrent une traçabilité très appréciée des écoles.
Lorsque vous initiez vous-même ce type d’organisation, vous transformez un risque (tuteur parfois absent) en opportunité de montrer vos compétences de gestion de projet et d’autonomie. Et si, malgré tout, le tutorat reste insuffisant, cette documentation détaillée deviendra une base solide pour dialoguer avec votre établissement, faire reconnaître vos acquis et, au besoin, justifier une validation de stage ou une orientation vers de nouvelles expériences plus formatrices.