Imaginez comme il serait bien qu’au lieu de garder cette pile de documents papier sur votre bureau, vous puissiez tout numériser, afin de pouvoir les garder propres et en ordre sur votre ordinateur, sans avoir à transpirer à travers sept chemises, comme on dit, chaque fois que vous devez trouver tel ou tel document. En fait, quelques clics et un rapide suffiraient pour avoir à portée de main, ou plutôt de souris, ce dont vous avez besoin tout de suite.

Prenez donc quelques minutes de votre précieux temps libre ainsi que de votre attention et vous allez découvrir quelles sont les ressources les plus intéressantes dont vous disposez pour réussir dans l’entreprise. Grâce à eux, vous pourrez stocker, cataloguer, commander et gérer tous vos documents, non seulement ceux qui étaient à l’origine des documents papier, mais aussi ceux qui sont disponibles directement en format numérique. Sans oublier la disponibilité de ressources utiles pour en créer de nouvelles sur votre PC. Alors, mettez-vous bien à l’aise devant votre fidèle ordinateur et commencez immédiatement à vous concentrer sur la lecture de cet article et par suite archivez !

Evernote (Windows/Mac)

Evernote est l’une des solutions les plus populaires pour créer et gérer des annotations. Il peut être utilisé pour écrire de simples notes ou, grâce à la fonction de pièces jointes, pour gérer des documents de différentes sortes, créant ainsi une archive organisée et facilement consultable.

Il est disponible pour Windows et Mac (ainsi que pour les appareils mobiles) et synchronise automatiquement les notes et les pièces jointes sur Internet. La version de base gratuite comporte certaines limitations (par exemple, la synchronisation sur un nombre limité d’appareils) qui peuvent être contournées en souscrivant au plan payant.

Pour l’utiliser, rendez-vous sur la page de téléchargement du programme et attendez que le téléchargement du logiciel commence et se termine.

Lorsque le téléchargement est terminé, si vous utilisez Windows, ouvrez le fichier .exe obtenu et cliquez sur Oui. Cochez la case J’accepte les termes du contrat de licence et cliquez sur Installer. Ensuite, terminez la configuration en appuyant sur Finish.

Si vous utilisez un Mac, ouvrez le paquet .dmg obtenu, cliquez sur Accepter et faites glisser l’icône de l’application dans le dossier Applications MacOS. Ensuite, double-cliquez dessus et sélectionnez Ouvrir en réponse à l’avertissement affiché à l’écran.

Maintenant, quel que soit le système d’exploitation utilisé, remplissez les champs Email : et Password : dans la fenêtre du programme avec les données requises et cliquez sur Register pour enregistrer un compte afin d’utiliser le service.

Une fois que la fenêtre principale du logiciel est affichée, vous pouvez commencer à gérer les notes et les différents documents en les important et en les créant par le biais du menu Fichier. Vous pouvez joindre des documents et des éléments multimédia à chaque note.

Toutes les notes sont organisées en carnets, auxquels vous pouvez accéder en cliquant sur l’entrée appropriée à gauche. Pour voir les différentes notes ajoutées à un carnet, sélectionnez-les au milieu de la fenêtre du programme. Pour gérer les propriétés d’une note, il suffit de cliquer sur celle-ci avec le bouton droit de la souris et d’utiliser les éléments attachés au menu contextuel qui apparaît.

Notez également que toujours dans la barre latérale gauche de la fenêtre Evernote, vous pouvez gérer les tags et y accéder à la volée, vous pouvez accéder à la corbeille et aux liens rapides.

Dropbox (Windows/Mac)

Dropbox est l’un des services de stockage dans le nuage les plus populaires actuellement sur le marché. Il vous permet de stocker vos documents en ligne et de les synchroniser par Internet sur tous vos appareils, non seulement les ordinateurs mais aussi les Smartphones et les tablettes. Il suffit de placer les fichiers que vous souhaitez stocker/synchroniser dans le dossier du programme et ils sont enregistrés en ligne et automatiquement synchronisés sur tous les appareils que vous possédez.

La version de base du service est gratuite et offre 2 Go d’espace (extensible grâce à des liens de référence, des services universitaires et des concours organisés par Dropbox chaque année) mais il est possible de souscrire à des plans d’abonnement payants. Il est compatible avec Windows et Mac (ainsi qu’avec les plates-formes mobiles).

Pour télécharger le client sur votre ordinateur, connectez-vous au site web du programme, cliquez sur le lien de téléchargement en haut à droite, puis sur le bouton de téléchargement de la boîte de dépôt.

Lorsque le téléchargement est terminé, si vous utilisez Windows, ouvrez le fichier .exe obtenu et cliquez sur Oui. Une fois l’installation terminée, cliquez sur l’élément “Register” dans la fenêtre à l’écran et remplissez les champs affichés avec les données requises, afin de pouvoir enregistrer votre compte gratuit pour utiliser le service. Cochez ensuite l’entrée relative à l’acceptation des conditions de service et cliquez sur S’inscrire. Cliquez ensuite sur Ouvrir ma boîte de dépôt.

Si vous utilisez un Mac, ouvrez le paquet .dmg obtenu, double-cliquez sur l’icône du programme dans la fenêtre qui apparaît sur le bureau et suivez la procédure d’installation simple qui vous est proposée, similaire à celle que vous venez de voir ensemble pour Windows.

Ensuite, quel que soit le système d’exploitation que vous utilisez, vous pouvez stocker vos documents sur Dropbox en les faisant glisser et en les déposant dans le dossier du programme appelé Dropbox. En ce qui concerne le partage, la copie du lien et les autres opérations, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier de référence pour voir les différentes options disponibles.

Vous pouvez également accéder à vos fichiers sur Dropbox via l’icône du programme qui a été ajoutée à la zone de notification (sous Windows) et au menu système (sous Mac). Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez également gérer les options d’utilisation du service.

Tout document téléchargé à partir d’autres ordinateurs et/ou appareils mobiles auxquels vous vous êtes connecté avec le même compte sera synchronisé avec votre appareil et visible dans le dossier ci-dessus. Pour plus de détails, veuillez-vous référer à un guide spécifiquement consacré au fonctionnement de la boîte de dépôt.

Scanner FlashJet (Windows)

Un autre des programmes de stockage de documents est FlashJetScan. Il s’agit d’un logiciel gratuit qui permet de rassembler dans une seule archive tous les documents papier scannés au format PDF, en les organisant par type.

Il est très facile à utiliser et vous permet de diviser vos documents en catégories personnalisées, ce qui non seulement vous permet de les gérer au mieux mais aussi d’accélérer considérablement la recherche des informations qu’ils contiennent. Il est compatible avec toutes les principales versions de Windows et tous les scanners actuellement sur le marché.

Pour le télécharger sur votre ordinateur, rendez-vous sur la page de téléchargement du site web de Softpedia et cliquez sur le bouton de téléchargement en haut à gauche. Sur la page qui vous sera présentée plus tard, cliquez sur le lien Softpedia Secure Download.

Lorsque le téléchargement est terminé, extrayez l’archive compressée obtenue dans n’importe quel emplacement de Windows et lancez le fichier .exe. Cliquez ensuite sur Accepter, cliquez sur Oui, cliquez sur Installer et ensuite sur Exécuter.

Maintenant que vous voyez la fenêtre du programme sur votre bureau, afin de scanner et d’organiser vos documents selon leur type, créez d’abord les catégories de référence. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter une catégorie dans le menu de gauche, tapez le nom de la catégorie à créer dans le champ Nom de la fenêtre qui s’est ouverte, cliquez sur le bouton […] pour sélectionner le dossier où enregistrer les documents scannés dans cette catégorie et appuyez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les paramètres.

Après avoir généré toutes les catégories, allumez le scanner ou l’imprimante multifonction, placez les documents à scanner sous le couvercle et cliquez sur le bouton Scanner le document dans la fenêtre du programme pour lancer la procédure de numérisation.

Sur l’écran qui s’affiche, sélectionnez la catégorie du document que vous souhaitez scanner à l’aide du menu déroulant Catégorie, attribuez un nom au fichier en le tapant dans le champ Description et cliquez sur l’icône du scanner dans le coin supérieur gauche.

Indiquez ensuite, à travers la fenêtre supplémentaire que vous verrez apparaître, la qualité avec laquelle vous souhaitez scanner le document et appuyez sur le bouton Scan, le bouton End et l’icône de la disquette.

Vous pouvez ensuite accéder aux archives des documents numérisés en cliquant sur le bouton “Rechercher des documents” dans le menu latéral de la fenêtre principale de FlashJetScan. Les fichiers archivés peuvent être recherchés par nom, catégorie et date de création. Pour ouvrir ce qui vous intéresse, double-cliquez dessus.

ResophNotes (Windows)

ResophNotes est un programme très petit mais très efficace qui vous permet de créer et de gérer vos annotations à travers une seule interface très facile à utiliser. Pour faire court, on pourrait dire qu’il s’agit d’un gestionnaire de fichiers texte grâce auquel vous pouvez créer une archive d’annotations et utiliser de simples fichiers TXT au lieu de solutions “fermées” pour noter vos engagements, numéros de téléphone, etc…

Utilisé en conjonction avec Dropbox ou des services similaires, il vous permet de synchroniser vos annotations sur plusieurs ordinateurs et appareils. Il prend également en charge la synchronisation directe avec des applications mobiles telles que Simplenote. C’est uniquement pour les systèmes d’exploitation Windows, c’est gratuit et également utilisable dans une variante portable (celle que j’ai utilisée pour écrire cette étape).

Pour l’utiliser, connectez-vous au site web du programme et cliquez sur le bouton Télécharger au-dessus des mots Portable 64 bits ou Portable 32 bits selon la version de Windows que vous utilisez, afin de lancer le processus de téléchargement sur votre ordinateur.

Lorsque le téléchargement est terminé, extrayez l’archive ZIP que vous venez d’obtenir dans n’importe quel emplacement de Windows et lancez le fichier .exe à l’intérieur.

Une fois que vous avez vu la fenêtre principale du programme sur votre bureau, vous pouvez commencer à taper le texte de vos notes sur le côté droit. Vous pouvez également leur ajouter des balises en remplissant le champ Ajouter une balise… en haut à droite. Sur la gauche, vous trouverez la liste complète des notes et les boutons [ ] et [-] pour en ajouter de nouvelles ou en supprimer, respectivement.

Chaque annotation peut être marquée comme préférée, affichée en mode “Markdown”, envoyée “à la volée” par e-mail ou imprimée. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les boutons en haut à gauche de la fenêtre du programme.

Si vous souhaitez ensuite modifier tous les paramètres divers et possibles du programme et relier votre compte Simplenote au service, cliquez sur le bouton avec l’engrenage dans la partie inférieure droite de la fenêtre.

Benubird PDF (Windows)

Benubird PDF est un programme d’archivage de documents à part entière. Il s’agit en fait d’une application très facile à utiliser qui permet de gérer des documents au format PDF et des fichiers Office par le biais d’une seule interface pratique.

Grâce à lui, vous pouvez filtrer et rechercher vos documents en fonction de divers paramètres, les étiqueter et les organiser de manière extrêmement intuitive. Le programme est gratuit à télécharger et fonctionne sur toutes les versions majeures du système d’exploitation Windows.

Pour l’utiliser, connectez-vous d’abord à la page de téléchargement du programme sur le site web de Softpedia et cliquez sur le bouton Download en haut à gauche, puis cliquez sur le lien External Mirror 1 pour commencer à télécharger Benubird PDF.

Lorsque le téléchargement est terminé, ouvrez le fichier .exe obtenu et cliquez sur Oui. Appuyez ensuite sur Suivant, Je suis d’accord, Installer et ensuite sur Terminer.

Une fois que la fenêtre du programme apparaît sur votre bureau, appuyez sur le bouton “From File” ou “From Folder” dans la section “Import” en haut à gauche pour importer des fichiers individuels ou des dossiers entiers, respectivement. Attribuez ensuite une catégorie de référence pour les articles importants en remplissant le champ approprié et cliquez sur OK.

Tous les éléments importants seront visibles dans la partie droite de la fenêtre du programme, tandis que sur la gauche vous trouverez les différentes options pour filtrer votre bibliothèque par type, collection et éléments intelligents. Vous pouvez également effectuer une recherche par nom, par auteur, par objet ou par balise en utilisant le champ en haut à droite dans la section Recherche.

Pour visualiser un document donné, il suffit de double-cliquer sur son titre. Cela ouvrira un nouvel onglet du programme avec le fichier sélectionné à l’intérieur. Si vous souhaitez changer le mode d’affichage des fichiers de la liste, utilisez les éléments attachés à la section Afficher/Masquer, toujours présente sur la barre d’outils du programme.

Si vous souhaitez exporter vos fichiers, utilisez les options que vous trouverez dans la section Exporter en haut, tandis que pour gérer les tags et la bibliothèque, utilisez les boutons attachés à la section Gérer. Pour gérer vos collections, vous pouvez utiliser les boutons attachés à la section Créer.

iDocument (Mac)

En ce qui concerne les programmes d’archivage de documents, il est pratiquement impossible de ne pas mentionner iDocument. En fait, il s’agit d’une application gratuite (mais éventuellement aussi disponible dans diverses applications payantes, avec des fonctions supplémentaires) pour macOS qui vous permet d’organiser et de cataloguer des documents sur votre Mac d’une manière incroyablement simple et rapide. Il permet de créer une véritable archive numérique avec une interface qui ressemble beaucoup à celle d’iTunes.

Pour télécharger sur votre Mac, allez à la section correspondante du Mac App Store Online et cliquez sur le bouton View in Mac App Store. Dans la “vraie” fenêtre de l’App Store Mac qui apparaît sur votre bureau, appuyez sur le bouton “Get Info/Install” (et entrez votre mot de passe Apple ID si nécessaire).

Une fois l’installation terminée, appelez l’application via le Launchpad en cliquant sur son icône. Cliquez ensuite sur OK en réponse à l’avertissement qui apparaît à l’écran et vous vous trouverez devant la fenêtre principale du programme. Faites glisser les documents que vous souhaitez organiser et attendez qu’ils se chargent dans l’interface du logiciel.

Faites un clic droit dessus et utilisez les éléments du menu qui apparaît pour ajouter des balises, pour déplacer le document vers une collection donnée, etc. Si vous voulez voir toutes les informations pertinentes, il vous suffit de sélectionner les fichiers et vous trouverez les détails dont vous avez besoin sur la droite (vous pouvez également les modifier), tandis que pour ouvrir un document donné, il suffit de double-cliquer dessus.

Une fois que vous avez ajouté vos documents, vous pouvez les rechercher par mot-clé en utilisant le champ approprié en haut à droite ou vous pouvez les filtrer par titre, taille, etc. en utilisant les entrées en haut au centre de la fenêtre iDocument.

Sur le côté gauche de la fenêtre du programme, vous trouverez les différentes sections dans lesquelles la bibliothèque des applications est divisée. Pour ajouter de nouvelles entrées, cliquez sur le bouton [ ] en bas à gauche.