L’audit est généralement considéré comme un outil de contrôle et non comme un moyen de développer les affaires. Aujourd’hui, l’audit continue d’entretenir une mauvaise réputation. Les audits Qualiopi ne font pas exception. Pour de bonnes raisons, la certification Qualiopi est confrontée à un double défi : vérifier la qualité d’une personne en tant que formateur et offrir des possibilités de subventions à la formation professionnelle. Afin d’éliminer les soucis et de vous organisez au maximum, on essaiera de détailler le déroulement d’une procédure d’audit Qualiopi type.
Premier contact
Après avoir contacté l’organisme de certificateur Qualiopi, en plus de la date de l’audit, vous recevrez également divers points de contrôle qui seront résolus le jour J. Ces spécifications comprennent :
- Les personnes qui seront interviewées
- Définir les principaux domaines du cadre de contrôle comme : service webmarketing
- L’auditeur examinera attentivement tous les points cités dans le référentiel national Qualiopi
Le jour de l’audit, la tension peut atteindre son paroxysme. Habituellement, il est recommandé d’accueillir le public avec une courte visite du lieu ou une tasse de café. Le premier contact a atténué les inquiétudes de l’audit et de l’auditeur. Ce dernier rassemble les protagonistes pour les informer de leur emploi du temps quotidien. Les points suivants seront abordés lors de cette séance d’ouverture :
- Déroulement de l’audit Qualiopi et organisation globale
- Rappel de règle
- La durée approximative de l’opération
Auditer lui-même
C’est le moment d’être sérieux ! Selon la configuration de l’organisation à auditer, différentes inspections sont réalisées dans les locaux ou salles de réunion. Ainsi, les auditeurs vérifieront les normes une à une dans l’ordre du référentiel national Qualiopi. Le référentiel est divisé en sept normes principales, elles-mêmes subdivisées en plusieurs indicateurs. Au total, 32 indicateurs doivent être vérifiables et mesurables.
À noter qu’en fonction du type de prestation fournie (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage, etc.), certains établissements de formation ne vérifieront pas les indicateurs liés aux actions qu’ils ne dispensent pas (par exemple, les centres de formation). Les bilans de compétences qui ne dispensent pas de formation, de VAE ou de formation en apprentissage ne seront pas évalués que sur la base de 22 indicateurs).
Pour ne donner qu’un exemple, le premier indicateur posera la question de l’adéquation entre le plan fourni dans la formation et les attentes de la base de connaissances (mode de diffusion, date, etc.). Si tout est correct, l’auditeur passera à l’indicateur suivant. Sinon, cela fera une différence. En tant que processus fastidieux et généralement fatigant, la pause déjeuner est généralement opportune, tant que vous respectez votre emploi du temps. C’est un moment joyeux où vous pouvez interagir avec le public. Inutile de dire que le coût est à la charge de l’organisme demandeur !
L’audit retour se fait dans les mêmes conditions initiales. L’auditeur utilise ainsi le référentiel jusqu’à la vérification du dernier indicateur. À la fin, il travaillera seul pour préparer une analyse complète et des conclusions. Lors de la séance de clôture, il annoncera :
- Divers points non qualifiés observés
- Moyens et temps de réponse
Le rapport final est finalement devenu la pierre angulaire du plan d’action. Veuillez noter que la fin de l’audit en elle-même ne signifie pas que la certification Qualiopi est immédiatement accordée ou autrement obtenue.
Après l’audit Qualiopi
Décision du comité technique
À l’issue de l’audit, un rapport sera remis au comité technique qui décidera de l’appartenance du label Qualiopi. Le comité peut seul décider d’accorder la certification et a toute autorité pour reclasser les écarts constatés par les auditeurs (de mineurs à majeurs). Au terme de cet examen technique, il peut y avoir deux résultats :
- Si tout se passe bien, le comité vérifiera la certification chez Qualiopi et enverra le certificat dans les prochaines semaines
- Le comité a relevé plusieurs non-conformités majeures et a demandé un contre-audit pour vérifier la correction des écarts. Elle peut se faire à distance et nécessite des surcoûts non prévus dans le devis initial.
Le défaut de prendre des mesures correctives entraînera un rejet final. Le demandeur dispose d’un délai de 3 mois à compter de la date de rejet de la demande de renouvellement et doit recommencer la procédure complète.
Focus sur les non-conformités
Concentrons-nous maintenant sur les non-conformités. Comme mentionné précédemment, il y en a deux. La non-conformité est considérée comme un indicateur ayant un impact sur la qualité du service. Si cette dernière n’a pas d’impact sur la qualité du service, elle est considérée comme mineure. Dans le cas contraire, l’élément de non-conformité est considéré comme significatif. Une non-conformité mineure n’entraînera pas d’audits supplémentaires. Des contrôles correctifs seront effectués lors du prochain audit de surveillance précisé dans les procédures Qualiopi. Les non-conformités graves sont plus contraignantes, nécessitant une correction dans les trois mois et levant la suspension de la certification. Il convient de souligner que les cinq non-conformités mineures non standard observées dans le processus décisionnel sont équivalentes à des non-conformités majeures. Il est donc important de ne pas sous-estimer leur impact.