L'utilisation des logiciels de formation à distance a pris d'ampleur à cause du confinement imposé par la crise sanitaire. Cela a permis aux chefs d'entreprise de découvrir l'importance de ces outils. Cependant, vous devez tenir compte de certains critères pour bien choisir votre plateforme LMS (Learning Management System).
Formation à distance : définir vos besoins actuels et futurs
Le choix de votre plateforme e-learning doit s'inscrire dans une vision globale qui consiste à s'approprier des nouvelles technologies pour une profonde transformation digitale. On distingue en effet deux types de plateformes e-learning : les plateformes LMS Open Source (comme moodle et mooc) et les LMS propriétaires. Les LMS Open Source sont facilement accessibles. Leur paramétrage exige toutefois l'intervention d'un expert en développement. Par contre, les LMS propriétaires sont faciles à administrer. Chaque catégorie d'outils de LMS présente des caractéristiques spécifiques. Pour cela, vous devez bien évaluer les besoins et les problématiques de votre entreprise afin de pouvoir choisir la plateforme qui répond mieux aux besoins de votre société. Il est conseillé d'établir une liste des éléments qui entrave la gestion actuelle de votre entreprise. Vos collaborateurs sont les mieux placés pour vous aider dans le choix de votre solution digitale. Vous devez donc demander et prendre en compte leur avis. Vous pouvez par exemple mener une enquête ou organiser un sondage. Après avoir défini vos besoins, vous devez faire une étude comparative des caractéristiques et fonctionnalités des LMS disponibles sur le marché.
E-learning : quel type de contenu intégrer au logiciel LMS ?
Les formats de cours et les contenus pédagogiques ont une influence directe sur l'engagement de vos collaborateurs. L'apprenant est parfois ennuyeux face à une formation composée uniquement de texte. Cela pourrait être un obstacle à sa réussite. Vos contenus pédagogiques doivent être variés et captivants. Cela permettra de susciter l'engouement de vos collaborateurs. Pour cela, il est conseillé de porter votre choix sur une plateforme LMS équipé d'un outil-auteur qui offre aux concepteurs et aux formateurs la possibilité de créer des contenus adaptés à vos employés. Il existe également plusieurs formats d'apprentissage (webinaire, podcast, vidéo, image, quiz et bien d'autres). L'outil doit vous permettre de varier les formations. On distingue également deux modalités d'apprentissage : L'apprentissage synchrone (les échanges se font en temps réel par le biais d'une classe virtuelle) et l'apprentissage asynchrone (les échanges se font en différé à travers des activités de groupe à distance, de module e-learning ou autres).
La flexibilité et la compatibilité du LMS avec d'autres outils informatiques
Le logiciel LMS doit être flexible et s'interconnecter facilement avec les logiciels déjà disponibles dans votre entreprise pour une gestion optimisée. Par exemple, vous devez avoir la possibilité de connecter l'outil à votre système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH). Cela vous permettra évaluer l'impact de l'outil sur votre business. Il faudrait également que le logiciel LMS offre une prise en main facile à vos collaborateurs. Votre outil doit être collaboratif, ergonomique et facile à utiliser. Cela vous permettra de les fidéliser. Le logiciel LMS doit intégrer la fonctionnalité mobile learning. En effet, cette fonctionnalité permet aux apprenants de se connecter à n'importe quel moment pour suivre leur formation, peu importe leur position géographique. Cela facilite l'assimilation des cours et favorise le développement des compétences. Par ailleurs, le blended learning favorise les interactions entre les intervenants sur la plateforme. Cela permet de renforcer le lien social.
Les outils de suivi du LMS
La plateforme LMS doit intégrer des outils d'analyse et de reporting. Cela vous permettra d'avoir accès à des tableaux de bords et des rapports personnalisés qui renseignent sur les comportements de vos apprenants. Cela permettra aux formateurs de connaitre le profil de chaque apprenant et ses habitudes (feedback, temps de connexion, heures de connexion, scores, et bien d'autres). Ils pourront produire des cours plus adaptés en tenant compte du profil de vos collaborateurs afin de faciliter leur montée en compétences.
Les services proposés par les éditeurs de logiciels
Avant de porter votre choix sur un logiciel LMS, il est important d'évaluer aussi les services proposés par l'éditeur. Il est parfois difficile à certains administrateurs d'intégrer le digital learning dans leur habitude. Pour cela, il faut un service d'accompagnement personnalité afin de leur faciliter la prise en mains du logiciel. Certains éditeurs proposent des ateliers de formation à l'utilisation de la plateforme LMS. Cet accompagnement doit couvrir toute la période du déploiement du blendend learning. Les outils informatiques connaissent une évolution perpétuelle. Pour cela, les formateurs doivent être régulièrement entretenus sur les nouvelles fonctionnalités intégrées à la plateforme.
L'éditeur doit également mettre en place un support technique de qualité. En dernier point, vous devez aussi tenir compte de votre budget lors du choix de votre outil LMS. Les LMS Open Source sont pour la plupart gratuit. Seules les fonctionnalités optionnelles sont payantes. Cette solution LMS nécessite donc peu d'investissement. Par contre, les LMS propriétaires (basés sur le cloud) sont payants. Le coût varie souvent en fonction du nombre d'employés de la société ou de la durée de votre abonnement. Il faut préciser qu'en optant pour cette solution, vous bénéficiez d'un déploiement et d'un accès rapide avec des données bien sécurisées. Le fournisseur assure également la maintenance de la plateforme.